Vedligehold i samarbejde med konsulenter – hvis det er nødvendigt

Når Formula A/S skal have ændret deres XAL-system, vurderer IT-chef Carsten Overgaard om virksomheden selv kan implementere rettelserne eller om der skal hyres konsulenter udefra.

Af Dan Mygind
“Hvs der er tale om mindre moduler á 5-10 timers programmering eller udskriftstilretninger, så laver vi dem selv”. IT-chef i den grafiske virksomhed Formula A/S, Carsten Overgaard, har en klar tommelfingerregel, når han skal vurdere om tilretning af Formula A/S' XAL-system kræver assistance fra eksterne konsulenter. Sammen med to kolleger udgør Carsten Overgaard Formula A/S' IT-afdeling. Med mere end 10 års erfaring med XAL, og med hjælp fra to XAL-superbrugere, kan Carsten Overgaard i princippet selv lave alle nødvendige ændringer i XAL. I realiteten har de dog ikke tid nok til at tage sig af alle ændringer og udbygninger af systemet.

Specificerede krav – konsulenter implementerede

En del af Formula A/S' XAL-system består et ordresystem, som Formula A/S selv har specificeret kravene til. “Vi kiggede på markedet og kunne ikke finde nogle ordre-moduler, der umiddelbart passede til Formula's behov”, oplyser Carsten Overgaard. Sammen med sine kolleger brugte han tid på at definere krav til systemet. “Det var en fordel, at vi ved hvordan XAL hænger sammen. Derved kunne vi lave nogle realistiske krav til det kommende ordresystem”, siger Carsten Overgaard, der – efter specifikationerne var klar – lagde implementeringsopgaven ud til et eksternt konsulenthus. Samlet set tog udviklingen af ordressystemet seks måneders tid. Selvom konsulenthuset stod for programmeringen af ordresystemet, har Carsten Overgaard og hans kolleger dog et godt indblik i ordresystemets opbygning. “Vi har kildekoden til systemet og har været med til at lave debugging af beta-versionerne”, siger Carsten Overgaard. Da Formula A/S selv stod for datakonverteringen fra det gamle til det nye system, har det givet en yderligere forståelse af det nye ordresystems implementering I dag er der 50 brugere der anvender XAL-systemet. Brugerne er geografisk spredt i Danmark, så en VPN-løsning binder kontorerne i Aalborg, Kolding og Måløv sammen.

Fluesmækkerpapir og automatisk journalisering af forretningsbreve

Da XAL-systemet hos Formula A/S er det centrale IT-system, anvender andre IT-systemer oplysningerne i XAL-systemet. Eksempelvis er Extranettet på Formula's website fuldt integreret med XAL-systemet. Her kan registrerede kunder trække deres varer fra Formula's lagerhotel. Ved hjælp af standardmodulet Internet Order System registreres bestillingerne automatisk i XAL-systemet. Desuden kan kioskejere, taxavognmænd og selvstændige erhvervsdrivende uden Dankort-terminaler bestille Dankort-notaer til deres “fluesmækkere”. Disse bestillinger behandles i et databasesystem i forbindelse med produktionen, hvorefter data til kundeordrer eksporteres til XAL-systemet. XAL-systemet er også en central del i Formula A/S's tekstbehandlingsstrategi. XAL-systemets Salgs- og Marketing-system, kaldet SMA, er integreret med Microsofts Office-pakke. Da Formula A/S har mange forskellige pc'ere med varierende størrelse processorer og hukommelse til rådighed, har man valgt at anvende Office '97, da den kan køre på alle Formula A/S's pc'ere. Integrationen mellem SMA og Office'97 blev lavet i samarbejde med en Microsoft-konsulent. “Vi havde regnet med at vi kunne anvende COM-komponenter til integrationen, men vi kunne ikke få det til at virke, så vi fik en Microsoft-konsulent til at lave integrationen”, siger Carsten Overgaard. Indefra SMA-systemet kan brugeren vælge en tilbudstype. Når tilbudstypen er valgt, sørger SMA for at udtrække nødvendige data fra SMA-systemet til en Word-datafil, flette Word-datafilen med en skabelon-fil og endelig starte Word med tilbudsbrevet, så brugeren kan redigere i tilbuddet. Når tilbuddet bliver udskrevet og gemt, foretages der en automatisk journalisering, idet SMA-systemet registrerer hvor tilbuddet gemmes. På længere sigt har Carsten Overgaard også planer om at journalisere al indgående korrespondance ved hjælp af en scannerløsning.

Bundet til kontorpakke

Carsten Overgaard havde håbet at kunne erstatte Office '97 med Open Office så der blev økonomisk råderum til at opgradere nogle af Formula A/S' arbejdsstationer, men løsningen virker ikke med Open Office. “Vi har fået det til at virke i nogen grad men ikke godt nok, så det er lidt ærgerligt, at vi ikke har valgfrihed med hensyn til hvilken office-pakke vi kan anvende”, siger Carsten Overgaard. Formula A/S har også prøvet at erstatte Office '97 med Software602-pakken, men heller ikke det virkede: “Der var problemer med danske bogstaver, adresselinier som forsvandt og kald som ikke blev udført”, oplyser Carsten Overgaard.