Vedligehold af virksomhedens livsnerve

Det bankende hjerte i en virksomheds IT-arkitektur er økonomisystemet. Herfra sendes livsvigtige data ud til andre af virksomhedens IT-systemer, og her opsamles data om virksomhedens øjeblikkelige økonomiske sundhedstilstand. Computerworld har set nærmere på, hvordan livsnerven i danske små og mellemstore virksomheder passes og plejes.

Af Dan Mygind
Centralt i enhver virksomhedsleders og IT-chefs bevidsthed er økonomisystemet. Her bliver virksomhedens vitale data registreret, og økonomisystemet er derfor ofte rygraden i en virksomheds IT-arkitektur. Da den typiske danske virksomhed ikke har mange ansatte – virksomheder med mere end 20 ansatte udgør mindre end 10 procent af de danske virksomheder – er der ofte ikke en decideret IT-afdeling til at videreudvikle/vedligeholde systemerne. Typisk vil det være regnskabschefen, der har ansvaret for økonomisystemet. Et ansvar, der indebærer at sørge for at foretage ændringer i økonomisystemet, når der kommer nye love eller nye krav og ønsker fra brugerne.

Virksomheder kan selv – hvis de har tid

Det danske marked for økonomisystemer domineres af løsningerne fra Microsoft Business Solutions. I disse dage er det to år siden at Microsoft købte Navision. Dengang sad Navision på over 50 procent af markedet. Den markedsandel vurderes ikke at være blevet mindre i de forløbne to år. Til at varetage service og support af forretningssystemerne har Microsoft Business Solutions en række partnervirksomheder. En af partnervirksomhederne er Conzern, der blandt andet yder service og support på Danmarks mest udbredte forretningssystem C5. Ifølge Danny Fogel, direktør i Conzern, er der mange af C5-kunderne der selv laver mindre ændringer. “Der er vel omkring 75% af kunderne der selv ændrer skærmbilleder og opgraderer deres systemer”, siger Danny Fogel og fortsætter: ”Nogle kunder ændrer også selv i udskriftsdelen, dog ikke så mange”.Conzerns kundekreds består af alt “fra den lille biavler til virksomheder med 40-50 C5-brugere”. Ifølge Danny Fogel er det især nystartede firmaer, der selv vedligeholder deres systemer. “Som nystartet virksomhed har man måske mere tid og ikke så mange penge, så de nystartede virksomheder laver forholdsvist meget selv. Når forretningen får mere travlt og der tjenes flere penge, så vælger de at koncentrere sig om forretningen og får andre til at koncentrere sig om økonomisystemet.”, siger Danny Fogel. NaVisionary, der er en sammenslutning af uafhængige Navision-konsulenter og brugere, bekræfter at det samme er tilfældet for Navision-brugere. “Ændringer af standard-rapporter og udskrifter er forholdsvist enkelt”, siger John Flinker Nielsen, stifter af naVisionary. Han fortsætter: “Vi fraråder dog almindelige brugere at gøre det, hvis de i forvejen har mange andre opgaver, da det kræver en vis ekspertise og noget tid”.

Uddannelse giver besparelser og letter kommunikation

Der er dog penge at spare, hvis virksomheden vælger at håndtere noget af vedligeholdelsen selv. Da Echo Graphics A/S skulle konvertere fra Navision ver. 3.56 til Navision Financials ver. 2.60, valgte virksomheden at få undervisning i Designmodulet, så de selv kunne stå for tilpasning af diverse rapporter. Production Manager, Søren F. Kristensen, blev uddannet, så han kunne foretage enkle layout- og programmeringsmæssige tilpasninger. “At blive uddannet som superbruger var alt i alt en positiv oplevelse”, siger Søren F. Kristensen og fortsætter: “Konsulenterne koncentrerede sig om det som de er gode til, og jeg kunne stå for tilpasningen af rapporterne, så de passede til brugernes ønsker.” Echo Graphic vurderer at have sparet cirka 225.000 kr. ved selv at stå for noget af konverteringen. Her er dog ikke medregnet den tid som Søren F. Kristensen brugte til at foretage tilretningerne. En anden vigitg gevinst ved uddannelsen var, at kommunikationen mellem Søren F. Kristensen og konsulenten blev bedre: “Det gjorde det nemmere at tale med konsulenterne og fortælle om de ideer jeg havde, når jeg kendte lidt til systemets opbygning”, siger Søren F. Kristensen.